Wie steuere ich meine Projekte am besten? Zwar setzen sich moderne und agile Projektmanagement-Methoden immer mehr durch, doch auch traditionelle Modelle kommen weiterhin zum Einsatz. Richtig genutzt sollen alle diese Vorgehensweisen Arbeitsprozesse strukturieren, standardisieren und organisieren. Ziele sind außerdem reduzierte Kosten, eine effektivere Kommunikation und Abstimmung zwischen den Projektbeteiligten, damit Pläne zielgerichtet umgesetzt und Abweichungen schneller erkennbar sind.
Nicht jedes Modell eignet sich jedoch für jede Branche, jedes Unternehmen oder jedes Projekt. Manager:innen sollten daher Stärken und Schwächen der einzelnen Methoden kennen, um für ihre spezifischen Zwecken den passendsten Ansatz zu finden und somit die gewünschten Ergebnisse mit maximaler Effizienz zu erzielen.
Wie wähle ich das passende Projekt-Management Modell aus?
Um herauszufinden, welche Projektmanagement-Methode sich am besten für das eigene Unternehmen eignet, spielen folgende Faktoren und Fragen eine wichtige Rolle:
- Zeitraum: Wie viel Zeit steht für die Umsetzung des Projekts zur Verfügung? Geht es um Wochen, Monate oder sogar Jahre? Manche Methoden passen eher zu einem kurzen Zeitraum, andere wiederum zu einem längeren.
- Kundeneinbindung: Sollten bzw. möchten Kund:innen an dem Prozess teilhaben oder bleiben sie außen vor?
- Flexibilität: Werden kurzfristige Änderungen und Revisionen während der Projektarbeit erwartet?
- Kosten und Budget: Welches Budget steht zur Verfügung. Kann es ggf. geändert werden oder muss man im vorgegebenen Rahmen bleiben?
- Größe des Teams: Wie viele Personen und Interessengruppen sind an dem Projekt beteiligt?
- Unternehmenskultur: Passen Führungsphilosophie und Art der Kommunikation in meiner Organisation zur gewählten Methode? Ein agiles Modell, das die Eigenverantwortung von Individuen stärken will, lässt sich z.B. kaum mit starren Hierarchien vereinbaren.
Der Erfolg kann anhand von Indikatoren wie einer pünktlichen Lieferung, Einhaltung des Budgets, Prozess- und Kommunikationsverbesserungen oder höherer Kundenzufriedenheit gemessen werden.
Beliebte Projektmanagement-Methoden – Ein Überblick
Wir haben eine Übersicht der verbreitetsten Projektmanagement-Methoden erstellt und verraten, für welchen Zweck sich diese Referenzrahmen am besten eignen.
Das Wasserfallmodell
Diese traditionelle Managementmethode trägt ihre Bezeichnung von den aufeinanderfolgenden, stufenweisen Projektschritten. Das Team geht also erst zur nächsten Phase über, wenn die vorangegangene erfolgreich abgeschlossen wurde. Ziele werden zu Beginn festgelegt und an alle Beteiligten kommuniziert, um sie nicht aus den Augen zu verlieren. Jeder Abschnitt wird dokumentiert, damit sich auch neue Teammitglieder schnell zurechtfinden. Kurzfristige Revisionen lassen sich innerhalb dieser starren Regeln dabei aber nur schwer umsetzen. Auch auf geänderte Rahmenbedingungen kurzfristig zu reagieren ist kaum möglich und Kund:innen können sich im laufenden Projekt nicht mehr einbringen. Die Wasserfall-Methode eignet sich damit eher für kleinere Projekte über kurze Zeiträume, die sich im Voraus detailliert planen lassen.
Gantt-Diagramm
Gantt-Charts gehören zu den verbreitetsten Hilfsmitteln und immer noch zu den effektivsten Projektmanagement-Methoden. Das Wasserfallmodell wird z.B. häufig anhand eines Gantt-Diagramms dargestellt und visualisiert das Projekt auf einer Zeitachse. Hierdurch können Meilensteine festgehalten, Abhängigkeiten veranschaulicht und der zeitliche Rahmen des gesamten Projekts abgebildet werden. Die einzelnen Arbeitsschritte werden als Balken auf der horizontalen Ebene gezeigt und machen auf den ersten Blick deutlich, wie lange mit der Bearbeitung zu rechnen ist. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die anschauliche zeitliche Darstellung selbst von komplexeren Projekten sowie die Koordination aller Beteiligten zur besseren Ressourcenplanung zeichnen das Gantt-Diagramm aus.
Traditionelle Projektmanagement-Methoden können weiterhin für Unternehmen funktionieren, die großen Wert auf eine möglichst verbindliche Planung, genaue Dokumentation und starke Kontrolle legen. Sie eignen sich umso mehr, wenn bereits im Vorfeld möglichst viele Anforderungen bekannt sind und möglichst konstant bleiben. Hinsichtlich der Budgetierung des Projekts bietet dies natürlich Vorteile und Planungssicherheit. Erkauft wird das Vorgehen jedoch zwangsläufig durch mangelnde Flexibilität. In vielen Bereichen ist eine langfristige Vorhersehbarkeit der Marktsituation schlichtweg nicht mehr gegeben und die Notwendigkeit der Digitalisierung tut ihr Übriges dazu, dass sich modernere, agile Methoden immer mehr durchsetzen.
Agiles Projektmanagement
Agile Prozesse wie agiles Marketing und agiles Projektmanagement liegen weiterhin im Trend. Dieser Managementrahmen erlaubt dem Team, Projekte bei Bedarf und auf Wunsch zu überarbeiten. Hierbei handelt es sich jedoch um einen Oberbegriff, der Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban unter sich vereint. Das agile Modell lässt sich auf viele unterschiedliche Projektarten anwenden, jedoch empfiehlt sich die Entscheidung für eine konkrete Vorgehensweise.
Scrum
Die Scrum-Methodik beinhaltet häufig zweiwöchige Projektzyklen oder sogenannte „Sprints“. Teams bestehen höchstens aus bis zu zehn Personen, die von einem Scrum-Master geleitet werden. Täglich finden circa 10- bis 15-minütige Scrum-Meetings statt, bei denen der Arbeitstag geplant und potenzielle Probleme besprochen werden. Am Ende eines jeden Sprints erfolgt eine Retrospektive, um die Leistung zu überprüfen und erforderliche Änderungen für den nächsten Zyklus vorzubereiten. Große, unübersichtliche Projekte lassen sich in kleine Sprints unterteilen und Teams können auf spontane Kundenfeedbacks und Änderungswünsche flexibler reagieren. Oftmals gibt es jedoch kein klar definiertes Ende, sodass sich der Projektumfang schleichend vergrößern kann. Für größere Teams ist die Methode außerdem kaum skalierbar.
Kanban
Der japanische Begriff Kanban bedeutet so viel wie Plakatwand. Arbeitsabläufe, Projektphasen, Termine, Projektmitwirkende, Ideen und Fortschritte werden auf einer Tafel festgehalten. Alle Teammitglieder können zu jedem Zeitpunkt einsehen, was passiert und was nicht. Projektmanager:innen überblicken, wie schnell oder langsam Aufgaben erledigt werden und können dann entsprechende Anpassungen vornehmen. Kanban eignet sich für wiederholende, stabile Produktionsabläufe in Teams jedweder Größe. Ein Team kann dabei allerdings ins Stolpern geraten, wenn eine Aufgabe zahlreiche Unteraufgaben hervorbringt. Nimmt die Komplexität einer Tafel zu, lässt sie sich irgendwann eventuell nicht mehr verstehen. Bei einer zu simplen Tafel mit wenigen Spalten fällt wiederum eine Nachverfolgung des Fortschritts und die Prozessoptimierung jedes einzelnen Schrittes schwer. Wie viele andere Projektmanagement-Modelle stammt Kanban aus der Fertigung, kann aber auch für die Software-Entwicklung, die Buchhaltung, Personalwesen oder Marketing genutzt werden. Beliebte Tools wie z.B, Trello oder MS Planner bilden im Wesentlichen das Kanban-Framework ab.
Agile Methoden funktionieren generell nicht für stark hierarchische Unternehmen. Lange Entscheidungswege und Führungskräfte, die sich von außen in agile Prozesse einmischen, sind in diesem Fall kontraproduktiv. Funktionierende Produkte haben beim agilen Projektmanagement hohe Priorität, erreicht wird dies durch den Fokus auf Werte und Prinzipien statt auf starre Prozesse und eine ausführliche Dokumentation. Insofern stellt sich bei der Entscheidung für eine agile Methode auch die Frage, ob das jeweilige Projekt stark prozessgetrieben ist und im Unternehmen eine vertrauensvolle Unternehmenskultur gepflegt wird. Zu den Vorteilen gehört, dass agile Methoden eine bessere Kundeneinbindung als traditionelle Methoden ermöglichen. Zu den Nachteilen zählt wiederum, dass bei einem agilen Projekt das Budget zumindest zu Beginn meist nicht verbindlich festgelegt werden kann.
Während agile Methoden eher das Produkt in den Mittelpunkt stellen, widmen sich die folgenden beiden Projektmanagement-Methoden vornehmlich Prozessen und deren Optimierung:
Lean Management
Lean konzentriert sich auf die Beseitigung jeglicher Verschwendung bei Schlüsselprozessen. Hierunter fallen alle Aspekte, die nicht unmittelbar zur Wertschöpfung eines Produkts oder einer Dienstleistung beitragen. Dieses von Henry Ford entwickelte Modell soll zur Kostenreduktion und Gewinnmaximierung führen. Prozesse sollen optimiert und Fehler reduziert werden, was sich letztendlich auch positiv auf die Produkt- oder Service-Qualität auswirkt. Ein schlankes Unternehmen, das diesem Managementrahmen entspricht, zeichnet sich allerdings durch einen geringen Lagerbestand aus. Verzögern sich Lieferungen, kommt es zu Produktionsunterbrechungen. Diese Methode kommt häufig in der Fertigung, beim Bau, in Bildungseinrichtungen, Startups oder in der Softwareentwicklung zur Anwendung.
Six Sigma
Das von Motorola-Ingenieuren in den 1980er Jahren eingeführte Verfahren ermittelt durch Qualitätsmanagement und empirische Statistiken die Schwachstellen innerhalb eines Projekts. Dazu werden in den jeweiligen Disziplinen auch entsprechende Expert:innen beschäftigt. Hierbei handelt es sich um kontinuierliche Optimierungsbemühungen, an denen das gesamte Unternehmen beteiligt ist. Eines der wichtigsten Werkzeuge hierfür ist der sogenannte „DMAIC-Circle“ – ein Kreislauf aus fünf Schritten (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Zum Einsatz kommen dabei statistische Methoden, um Abweichungen von der Norm festzustellen, der Prozess im Unternehmen wird somit als mathematische Gleichung verstanden.
Dieses Modell erfordert eine Zertifizierung und lohnt sich erst für größere Unternehmen – selbst einige hundert Mitarbeiter wären hierfür noch zu wenig. Darüber hinaus fallen große Mengen an empirischen Daten an, die zu zeitaufwendigen und komplizierten Verfahren führen. Gelegentlich kann das Modell auch die Kreativität einschränken. Unübertroffen ist hingegen der Fokus auf die Leistungssteigerung und Maximierung der Produktqualität, weshalb sich die Kosten der Einführung dieser Methode auf lange Sicht für große Firmen durchaus lohnen können.
Aktuelle Trends beim Projektmanagement
Die Welt des Projektmanagements entwickelt sich stetig weiter und es zeichnen sich einige interessante neue Trends ab. So haben hybride Arbeitsmodelle während der Pandemie an Popularität gewonnen, was auch dazu führt, dass vermehrt externen Mitarbeiter:innen und Freelancern Zugang zu Projekten gewährt werden muss. Automation und Künstliche Intelligenz unterstützen hier sowohl bei der Verarbeitung von großen Datenmengen als auch bei Routineaufgaben, sodass mehr Kapazitäten für Kernaufgaben bereitstehen.
Auch Soft Skills wie Empathievermögen und Konfliktlösungsfähigkeiten gewinnen für Projektmanager:innen immer mehr an Bedeutung, damit ein Team die zunehmend komplexeren Projekte bewältigen kann. Agile Hybrid-Methoden bestehend aus Retrospektiven, Kanban, Sprints von selbstorganisierten Teams u.v.m. kommen häufiger zum Einsatz und werden auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet. Neben Effizienz, Gewinn und Wachstum rücken auch nachhaltige Werte wie Ressourcenschutz, soziale und generationsübergreifende Gerechtigkeit bei den Projektmanagement-Methoden weiter in den Vordergrund.
Fazit:
Unabhängig von der Entscheidung, welches Modell eingesetzt wird, sollten Projektmanagement-Methoden nicht halbherzig eingeführt werden. Wer sich für einen bestimmten Weg entscheidet, muss sich auch an dessen Vorgaben orientieren bzw. diese bei einer hybriden Herangehensweise im Vorfeld sinnvoll festlegen. Ein agiles Management erfordert etwa ein entsprechendes Mindset. Es ist dann beispielsweise nicht möglich, Retrospektiven, Flexibilität bei den Arbeitsweisen und Eigenständigkeit der Projektteams in Scrum auszuklammern, dafür aber gleichzeitig feste Termine und Fristen zu priorisieren. So wird das agile Management schnell durch die Wasserfall-Methode im wahrsten Sinne des Wortes “verwässert”. Auch hybride Modelle müssen bestimmten Regeln folgen und können nicht willkürlich verschiedenste Methoden mischen.
