Content und Marketing-Inhalte eines Unternehmens sind häufig dezentral auf mehreren verschiedenen Datenträgern hinterlegt, haben unterschiedliche Formate oder sind nicht mehr aktuell. Das mag über einen gewissen Zeitraum zwar irgendwie funktioniert haben, ist letztendlich aber äußerst ineffizient. Schon 2012 fand das McKinsey Beratungsunternehmen heraus, dass Arbeitnehmer:innen 1,8 Stunden pro Tag und 9,3 Stunden pro Woche für die Suche nach bestimmten Dateien benötigen. Und die Datenmengen, die weltweit kreiert werden, sollen bis 2025 sogar noch auf 180 Zettabytes anwachsen.
Was macht ein Digital Asset Management System?
Oft befinden sich auch veraltete Bilder und Logos in Verwaltungssystemen, die nicht mehr ins Unternehmensprofil bzw. zur Markenbotschaft passen. Schlimmstenfalls laufen Bildrechte ohne das Wissen der Nutzer:innen aus und werden dennoch für die eigenen Zwecke verwendet, was wiederum erhebliche Kosten nach sich ziehen kann. Ein effektives Digital Asset Management verschafft bei diesen und weiteren Problemen Abhilfe.
Bei Digital Asset Management Systemen (DAM) handelt es sich um Plattformen, die theoretisch die gesamte Content-Bibliothek einer Marketing-Abteilung oder eines Unternehmens enthalten kann. Hiermit lassen sich alle vorhandenen digitalen Assets speichern, verwalten und schnellstmöglich verfügbar machen. Sie stellt in diesem Kontext die sogenannte Single Source of Truth (SSOT oder einzige Quelle der Wahrheit) dar.
Es geht also um Daten, auf die alle berechtigten Mitarbeiter:innen zugreifen können und auf deren Basis wichtige Geschäftsentscheidungen getroffen werden. Innerhalb einer Marketingabteilung gehören hierzu in der Regel Fotos, Grafiken, Logos, Texte, Audio- und Videodateien und mittlerweile sogar Augmented- und Virtual-Reality-Inhalte.
Mithilfe eines DAMs lassen sich Dateien mit zusätzlichen Metadaten auszeichnen. Diese helfen den Anwender:innen dabei, alle relevanten Informationen auf einen Blick zu erhalten, ohne dass weitere Abstimmungen notwendig wären. Sie erfahren sofort, ob es sich um eine aktuelles oder veraltetes Werbemittel handelt und ob ggf. Lizenzrechte abgelaufen sind. Zudem lässt sich nachvollziehen, ob die jeweiligen Inhalte weiterhin in das Unternehmensprofil passen und ob z.B. eine Infografik noch den Designstandards der eigenen Marke genügt.
Eine Digital Asset Management Software lässt sich sogar in andere Anwendungen einbinden, beispielsweise in Content Management Systeme (CMS) oder Digital Experience Plattformen (DXP). Somit sind Nutzer:innen direkt in der Lage, geprüfte und freigegebene Inhalte direkt über die zur Verfügung stehenden Kanäle weiterzuverbreiten, ohne sie neu hochladen zu müssen. Die meisten DAMs werden als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten und lassen sich über gängige Browser auf verschiedenen Plattformen aufrufen. Entwickler offerieren auch downloadbare Apps für verschiedene mobile Systeme bzw. Software für Desktopcomputer.
Die wichtigsten Vorteile eines DAM-Systems
DAM-Lösungen bieten oftmals eine breite Auswahl an Funktionen und können aus diversen Gründen zu einer Produktivitätssteigerung innerhalb eines Marketing-Teams führen:
- Das zeitaufwendige Suchen nach und das Bereitstellen von spezifischen Assets lässt sich durch den Einsatz von Tags vermeiden.
- Kleine Änderungen – z.B. die Bearbeitung eines Bildes oder Textes – können schnell vorgenommen werden. Ein Vorteil, der insbesondere für Teams nützlich ist, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Erstreckt sich das Unternehmen über verschiedene Regionen und Länder, ist es in der Lage, Originaldokumente direkt mit ihren Übersetzungen zu verknüpfen.
- Der einfache Zugriff auf Metadaten verhindert die nicht-konforme Nutzung von Inhalten, deren Lizenzrechte abgelaufen sind.
- Jedes Objekt lässt sich als veröffentlicht, abgelehnt, genehmigt oder als in der Prüfung befindlich kennzeichnen. Das System unterrichtet die entsprechenden Mitarbeiter:innen automatisch, sodass keine unnötigen E-Mails geschrieben oder Telefonate geführt werden müssen.
- DAMs schützen vor unerlaubten Zugriffen und Kopien durch das Festlegen von Zugriffsebenen für Kategorien und Ordner. Auf diese Weise stärkst du deine Cybersecurity, beugst Cyberangriffen und versehentlichen Änderungen vor.
Meist lässt sich in den Systemen einen Workflow in der Bearbeitung vorgeben. So behalten alle Verantwortlichen die Übersicht und können digitale Inhalte vor Freigabe erst gründlich prüfen. Ein solcher Genehmigungsprozess verhindert damit z.B. auch das versehentliche Versenden von nicht-autorisiertem Material. Werbetreibende, Marketingunternehmen und -abteilungen sind somit in der Lage, intern und mit Dritten effizienter zu kommunizieren und zu kollaborieren.
Externe Datenbanken lassen sich oftmals automatisch mit den aktuellsten Informationen versorgen. Die Datenpflege findet an einer Stelle statt und die Aktualisierung verteilt sich anschließend über alle verknüpften Kanäle und Systeme. Damit lässt sich auch ein konsistenter Markenauftritt sicherstellen und Markenstandards über mehrere Medienkanäle hinweg durchsetzen – z.B. werden Änderungen am Design des Markenlogos von allen Kommunikationskanälen (Website, E-Mail, Social Media etc.) dann automatisch übernommen.
Worauf du beim Digital Asset Management achten solltest
DAM-Plattformen können sich in ihrem Funktionsumfang bzw. ihren Leistungen deutlich unterscheiden. Wichtig ist es, dass die jeweilige Anwendung den eigenen Anforderungen genügt. Hier sind einige Anhaltspunkte, die für eine qualitativ hochwertige Digital-Asset-Management-Software sprechen.
Effiziente interne und externe Kommunikation
Bei einigen DAMs geht die Zusammenarbeit innerhalb von Teams via @-Tagging vonstatten. Das heißt, bestimmte an dem jeweiligen Projekt beteiligte Personen werden mithilfe des @-Zeichens direkt angesprochen. Marketingteams können mit diesen und anderen Funktionen beispielsweise mit externen Kreativ-Ressourcen kommunizieren, während sich das Asset noch in der Entwicklungs- oder Bearbeitungsphase befindet. Später lassen sich Genehmigungen von Führungskräften oder Markenmanager:innen einholen.
Spezielle Dateiformate beachten
Die meisten Anbieter verwalten die gängigsten Dateiformate. Nutzt du allerdings spezifische Formate für deine Arbeit, solltest du lediglich DAM-Entwickler in Betracht ziehen, die damit umgehen können. Nützlich ist auch eine Konvertierungsfunktion für die einzelnen Formate, damit sie sich über unterschiedliche Plattformen verteilen lassen.
Flexible Verteilung von Zugangsberechtigungen
Häufig verwenden mehrere Abteilungen, Angestellte, Freiberufler:innen und sogar diverse Agenturen ein digitales Asset. Das DAM sollte daher in der Lage sein, flexibel und schnell Berechtigungen zu erteilen oder ggf. wieder zu entziehen. Auf diese Weise haben nur berechtigte Personen Zugriff auf spezifischen Content.
Analysefunktionen
Analysefunktionen ermöglichen es Marketingteams, die Effektivität und Rentabilität ihrer eingesetzten digitalen Mittel nachzuverfolgen. Mit diesen Funktionen lässt sich feststellen, welche am häufigsten und in welcher Form verwendet werden. Diese Erkenntnisse können sie schließlich bei der Planung künftiger Kampagnen und Inhalte miteinbeziehen, etwa um in kostengünstigere Methoden zur Erstellung und Distribution von Content zu investieren.
Automatisierte bidirektionale Schnittstelle
Automatisierte Schnittstellen erhöhen die Effizienz bei der Datenverwaltung. Du kannst beispielsweise hochauflösende Bildformate einfach ablegen und diese werden automatisch in kleinere Formate umgewandelt und an die entsprechenden Internetpräsenzen oder für Printerzeugnisse weitergeleitet. Stammdaten wie Größe oder Gewicht eines Artikels, die in einem Warenwirtschaftssystem geändert werden, pflegt ein solches, mit einer bidirektionalen Schnittstellenanbindung ausgestattete System, auch automatisch in das DAM ein.
Fazit:
Digitale Asset Management Systeme unterstützen Marketing-Abteilungen bei der Content-Verwaltung, indem sie eine Art zentrales Archiv schaffen, wo sich jedes spezifische Asset leicht updaten und finden lässt. Berechtigte Nutzer:innen sind in der Lage, alle relevanten Metadaten bezüglich Nutzungsrechte, Aktualität, Genehmigungen etc. abzurufen und zu aktualisieren.
DAMs erleichtern die Kommunikation eines Marketing-Teams untereinander und ggf. mit Freelancern oder anderen dritten Parteien während der Entwicklungsphase eines Projekts.
Diese augenscheinlich kleinen Optimierungen im Arbeitsalltag führen zu großen Effizienz- und Produktivitätssteigerungen und sind damit für Unternehmen Gold wert. Diese Systeme lohnen sich aber erst, wenn unterschiedliche Stakeholder auf die diversen Assets zugreifen und Inhalte über mehrere Standorte, Länder oder Abteilungen hinweg verwaltet werden müssen.
