Ergebnis- und erfolgsorientiert sowie auf Augenhöhe – so sieht eine ideale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Agentur aus. Von diesem Ideal sind einige Partnerschaften jedoch meilenweit entfernt. Bereits zum Start kann einiges schiefgehen. Hier sind fünf Tipps, die Unternehmen beherzigen sollten, wenn sie mit PR-Dienstleistern zusammenarbeiten.
#1 Planen, Planen, Planen
Wer sich blindlings mit einer Anfrage an eine Kommunikationsagentur wendet, hat eigentlich schon verloren. Weder das Unternehmen noch die Agentur profitieren von einer solchen Herangehensweise. Wichtig ist, sich vorab genaue Vorstellungen von einer möglichen Zusammenarbeit zu machen: Was wird von der Zusammenarbeit mit der Agentur erwartet? An welchen Stellen bedarf es externer Unterstützung, welche Aufgaben werden weiterhin von der eigenen Kommunikationsabteilung übernommen? Soll die Agentur bei der klassischen PR unterstützen? Soll sie Social-Media-Kampagnen ins Rollen bringen oder Influencer Relations aufbauen? Welches Budget kann bereitgestellt werden? Diese Fragen, sollten Unternehmen vorab unbedingt klären.
#2 Kommunikationsziele festlegen
Zur Planung gehört auch, dass sich Unternehmen über Kommunikationsziele klar werden müssen. Allem voran sollten Verantwortliche sich Gedanken darüber machen, warum sie eine Zusammenarbeit mit einer Agentur anstreben: Soll die eigene Marke schlicht bekannter werden? Oder geht es gegebenenfalls um eine Umpositionierung? Auf welche Zielgruppen sollte sich die PR-Arbeit fokussieren? Welches sind die relevanten Märkte, in denen kommuniziert werden soll? Um eine Zusammenarbeit möglichst zeit- und kosteneffizient zu gestalten, empfiehlt es sich, Zielvorgaben festzulegen, bevor Unternehmen an eine Agentur herantreten. Es gilt: Keine Anfrage ohne Konzept. Inwiefern bestimmte Ziele realistisch sind, muss dann gemeinsam mit der Agentur geklärt werden.
#3 Der perfekte Agentur-Match
Im nächsten Schritt geht es ans Eingemachte: Die Wahl der richtigen Agentur. Dabei machen Unternehmen häufig den Fehler, zu glauben, dass PR-Agenturen alle gleich sind. Dabei bestehen deutliche Unterschiede zwischen den Leistungsportfolios sowie den fachlichen Schwerpunkten. Während einige Agenturen in der Lifestyle-Szene unterwegs sind, fokussieren sich andere auf den öffentlichen Sektor, wieder andere haben sich Digital-Themen verschrieben. Eine tiefgreifende Recherche nach passenden Agenturen zahlt sich daher aus. Je mehr der fachliche Schwerpunkt, der Stil, die Werte und der Anspruch an Kreativität und Strategie einer Agentur denen des eigenen Unternehmens entsprechen, desto besser. Eine effiziente Zusammenarbeit etabliert sich nur, wenn Unternehmen und Agentur am gleichen Strang ziehen. Es empfiehlt sich zudem, das eigene Netzwerk zu aktivieren und sich nach Erfahrungswerten und Empfehlungen zu erkundigen.
#4 Dialog auf Augenhöhe
Was im Privaten gilt, zählt auch auf geschäftlicher Ebene: Kommunikation ist alles. Wer seine Bedürfnisse und Wünsche klar definiert und äußert, schafft nachhaltige Beziehungen. Daher bietet es sich von Anfang an an, Gelegenheiten für den offenen Austausch zu schaffen. Zum Beispiel sind feste Termine wie wöchentliche Calls oder Meetings für beide Seiten sinnvoll, um sich auf dem Laufenden zu halten und sich auszutauschen. Dabei sollten auch aktuelle Herausforderungen oder Probleme möglichst direkt besprochen werden. Informelle Treffen oder agile Workshops können zudem den kreativen Austausch fördern und die Zusammenarbeit positiv beeinflussen. Dabei gilt: Ein unternehmensübergreifendes Team sollte auch zwischenmenschlich gut zusammenpassen. Schließlich ist PR nicht zuletzt ein “People’s Business”. Im Idealfall klappt das sofort. Wenn nicht, sollten beide Seiten nicht davor zurückschrecken, Schwierigkeiten anzusprechen und über personelle Wechsel im Team nachzudenken. Wichtig dabei ist aber immer, als Partner auf Augenhöhe miteinander zu kommunizieren.
#5 Gelungene Zusammenarbeit
Es ist kein Geheimnis: Ziel einer Zusammenarbeit ist immer der kommunikative Erfolg. Um diesen auch nachvollziehen zu können, ist Transparenz Trumpf. Nicht nur Unternehmen sollten ihre Vorstellungen klar kommunizieren auch von Agenturen wird erwartet, dass sie z.B. regelmäßige Reportings erstellen. Das zahlt perspektivisch auf das Vertrauen untereinander ein und stärkt die Beziehung zwischen Unternehmen und Dienstleister. Um gemeinsam den Status Quo und die Strategie für die Zukunft zu besprechen, bietet sich außerdem mindestens zweimal im Jahr ein persönliches Treffen an. Dabei ist es wichtig, dass Erfolge gemeinsam wertgeschätzt werden, um beide Seiten langfristig zu motivieren.
Fazit: Unternehmen sollten mit möglichst konkreten Vorstellungen an Agenturen herantreten und klar kommunizieren, was sie sich von der Zusammenarbeit erwarten. Der richtige PR-Partner sollte bestenfalls Expertise in der jeweiligen Branche besitzen und zu den eigenen Werten und Arbeitsweisen passen. In der Zusammenarbeit ist dann vor allem die Kommunikation auf Augenhöhe wichtig. Ein ehrlicher und transparenter Austausch sowie das gemeinsame Zelebrieren von Erfolgen motiviert und hilft dabei, eine langfristige Partnerschaft zu etablieren.
